Google Docs est plus qu'une simple application Web permettant de créer des documents de base, il dispose d'un large éventail de fonctionnalités puissantes qui passent souvent inaperçues. Que vous souhaitiez suivre les modifications à l'aide de l'historique des versions, créer des brouillons d'e-mails professionnels ou même écrire à l'aide de commandes vocales, cet outil propose des solutions avancées pour améliorer votre productivité et l'organisation de votre travail. Dans cet article, nous révélerons les fonctionnalités cachées qui font de Google Docs un choix indispensable pour les professionnels et les étudiants.
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1. Outil d'édition d'images
Vous avez peut-être déjà ajouté des images à un document dans Google Docs, mais saviez-vous que vous pouvez également les modifier directement à l'aide de l'outil d'édition d'images intégré ? Tout ce que vous avez à faire est de sélectionner l'image et de cliquer sur un bouton Options d'image Dans la barre d'outils.
Vous pouvez ensuite utiliser les options de droite pour recadrer, redimensionner ou faire pivoter facilement les images. Vous pouvez même les recolorer et ajuster des éléments comme l'opacité, la luminosité et le contraste. Ces outils d'édition d'images intégrés vous permettent d'effectuer des modifications rapides sans quitter votre document et éliminent le besoin de recharger les images plusieurs fois.
2. Onglets Documents
Je ne vous reprocherais pas d'avoir manqué cette fonctionnalité : Google ne l'a publiée que récemment. Les onglets de document apparaissent sur le côté de l'interface de Google Docs et fonctionnent comme des feuilles dans Google Sheets.
À l'aide des onglets de document, vous pouvez diviser le contenu en sections distinctes au sein d'un seul document. Cela élimine le besoin de s'appuyer uniquement sur la table des matières, rendant la navigation aussi simple que de cliquer sur un onglet. De plus, vous pouvez créer des liens uniques pour diriger les collaborateurs directement vers des sections spécifiques du document.
3. Historique des versions
Grâce à la fonctionnalité d'historique des versions de Google Docs, vous pouvez remonter le temps pour consulter ou restaurer les anciennes versions d'un document. Il est parfait pour suivre les modifications, corriger les modifications accidentelles ou récupérer le contenu des brouillons précédents. Cette fonctionnalité est particulièrement puissante lors de la collaboration, car elle vous permet de voir qui a apporté certaines modifications et quand elles ont été effectuées.
Pour accéder à l'historique des versions, accédez à Fichier -> Historique des versions -> Afficher l'historique des versions. Un panneau sur la droite montre une chronologie des ajustements. Vous pouvez cliquer sur n'importe quelle entrée pour afficher, étiqueter ou même restaurer cette version.
4. Réactions expressives
Fournit des commentaires expressifs Google Documents Une façon amusante et efficace de fournir des commentaires ou d’exprimer des opinions. Au lieu de submerger votre document de commentaires, vous pouvez utiliser un emoji qui exprime votre réaction, qu'il s'agisse d'un pouce levé pour une approbation, d'une ampoule pour une excellente idée ou d'un smiley pour l'humour.
Pour l'utiliser, sélectionnez le texte et cliquez sur émoji Dans la barre d’outils ou dans le menu contextuel, faites votre choix dans le vaste panneau emoji.
5. Saisie vocale
Vous n'êtes pas obligé de vous fier uniquement au clavier lorsque vous travaillez sur un document. Google Docs inclut une fonctionnalité de saisie vocale qui peut convertir les mots prononcés en texte tapé et vous offrir une pause bien méritée dans la saisie.
Vous pouvez accéder à la fonction de saisie vocale en appuyant sur un raccourci clavier Ctrl + Maj + S Ou allez à Outils -> Saisie vocale. Vous pouvez ensuite cliquer sur l'icône du microphone qui apparaît et commencer à parler.
La meilleure partie est Écriture vocale est que vous pouvez ajouter de la ponctuation et formater du texte à l'aide de commandes vocales. De plus, la saisie vocale prend en charge plus de 100 langues, vous n'êtes donc pas limité aux seules principales.
6. Rechercher et remplacer à l'aide de RegEx
Vous connaissez probablement l'outil Rechercher et remplacer de Google Docs, accessible via Ctrl + H Sous Windows ou Cmd + Maj + H Sur votre Mac. Mais voici un joyau caché : la fonctionnalité Expressions régulières (RegEx). Il fait passer l'outil au niveau supérieur en vous permettant de rechercher des modèles, pas seulement des mots ou des expressions spécifiques.
Grâce à RegEx, vous pouvez trouver des séquences complexes telles que des numéros de téléphone, des adresses e-mail ou tout texte correspondant à un format spécifique. Pour l'utiliser, ouvrez l'outil Rechercher et remplacer, cochez la case Utiliser des expressions régulières et entrez le modèle souhaité. Pour un guide détaillé, consultez notre article sur Comment améliorer les expressions régulières Pour l'outil Rechercher et remplacer.
7. Brouillons d'e-mails
Si votre travail implique la rédaction d'e-mails fréquents, vous pouvez profiter de la fonctionnalité de brouillons d'e-mails dans Google Docs. Au lieu de rédiger de longs e-mails dans Gmail, vous pouvez les rédiger directement dans Google Docs. Pour ce faire, rendez-vous sur Insérer -> Modules de base -> Brouillon d'e-mail Dans votre document. À partir de là, vous pouvez ajouter le destinataire, l'objet et le contenu de l'e-mail.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile si vous devez envoyer le même e-mail plusieurs fois, car vous pouvez enregistrer le brouillon et le réutiliser. De plus, vous pouvez Collaborez avec les autres Comme vous le feriez avec n’importe quel autre document dans Google Docs.
Une fois que vous êtes satisfait de votre brouillon, cliquez simplement sur l'icône Gmail et Google Docs déplacera automatiquement votre brouillon vers Gmail pour un envoi facile.
8. Insérer des listes déroulantes
Lors de la création de formulaires, de questionnaires ou de documents qui seront fréquemment utilisés, l'ajout d'un menu déroulant dans Google Docs peut faire gagner beaucoup de temps. Cette fonctionnalité est particulièrement utile dans les documents collaboratifs car elle garantit que tout le monde choisit parmi le même ensemble d'options. Cela permet également de réduire les erreurs, car il n’est pas nécessaire de saisir manuellement les réponses.
Pour créer une liste déroulante, accédez simplement au menu Insérer Et réparer Liste déroulante. Un message apparaîtra dans lequel vous pourrez nommer le formulaire et lister les options disponibles.
9. Remplacer le texte
La fonctionnalité de remplacement de texte est un joyau caché dans Google Docs que vous utilisez peut-être déjà sans même vous en rendre compte. Par exemple, lorsque vous tapez un double tiret (-) et qu'il se transforme automatiquement en tiret cadratin (-), vous utilisez cette fonctionnalité. Cependant, vous n'êtes pas limité aux remplacements par défaut fournis par Google Docs, vous pouvez également ajouter des raccourcis personnalisés.
Allez à Outils -> Préférences Et passez à l'onglet Remplaçants. Ici, vous pouvez créer des raccourcis pour les mots ou expressions fréquemment utilisés, ce qui vous fait gagner du temps et des efforts lors de la saisie.
Par exemple, vous pouvez créer une abréviation telle que « adresse » qui se développe automatiquement en votre adresse complète au fur et à mesure que vous la saisissez. Cela accélère non seulement la saisie, mais garantit également la cohérence de vos documents.
10. Format sans page
Sauf si vous envisagez d'imprimer votre document, votre document Google Docs n'a pas besoin de comporter de pages. Le passage à un format sans page supprime les sauts de page traditionnels de votre document et vous offre un espace de travail ininterrompu. Ceci est particulièrement utile lorsque vous souhaitez éliminer les distractions telles que les numéros de page et vous concentrer uniquement sur le contenu.
Pour rendre votre document Google Docs sans page, cliquez sur Fichier -> Mise en page. Sélectionnez ensuite Aucune page Et presse Ok. Vous pouvez même le définir comme mise en page par défaut dans Google Docs.
Google Docs a peut-être la réputation d'être un simple traitement de texte avec moins de fonctionnalités, mais en réalité, il regorge d'outils puissants faciles à ignorer. Une fois que vous aurez commencé à les utiliser, vous vous demanderez comment vous avez géré votre entreprise sans eux. Alors, ne laissez pas ces fonctionnalités passer inaperçues : commencez à les utiliser dès aujourd'hui ! Vous pouvez maintenant visualiser Microsoft Word contre Google Docs : qui gagne ?