Des outils puissants pour planifier des réunions et trouver des horaires qui conviennent à tout le monde

Organiser des réunions efficacement peut être un défi, surtout lorsqu'il s'agit de trouver des horaires qui conviennent à toutes les parties impliquées. Heureusement, il existe de nombreux outils qui simplifient le processus de planification des réunions et permettent de définir rapidement et facilement des horaires qui conviennent à tout le monde. Ces outils permettent non seulement de gagner du temps, mais contribuent également à réduire les erreurs et la coordination entre les équipes.

Ces outils de planification de réunions facilitent la recherche de plages horaires communes ou le partage de vos disponibilités sans stress inutile. Vérifier Meilleures applications et outils pour planifier des réunions et planifier.

1. Griffonnage

Fournir Griffonnage Les options gratuites et d'abonnement simplifient la planification des réunions, ce qui en fait l'une des meilleures options pour un usage personnel et professionnel. Cet outil se distingue par ses fonctionnalités pratiques et faciles à utiliser, parmi lesquelles :

1. Détection automatique des fuseaux horaires.
2. Synchronisez avec les calendriers Google, Office 365 et Apple iCloud.
3. Soumettez les horaires de réunion proposés pour un vote.
4. Affichez automatiquement la meilleure heure de réunion en fonction de la disponibilité de chacun.

Pour créer un sondage gratuit dans Doodle, procédez comme suit :

1. Visiter le site Griffonnage Sur le Web ou téléchargez l'application pour iOS iOS ou Android.
2. Sélectionner Créer un diagramme.
3. Saisissez les informations sur l'événement (par exemple, titre, lieu, etc.) et suggérez des heures de réunion.
4. Sélectionner Créer et partager.

Si vous créez un compte, vous pouvez vous inscrire à l'abonnement Doodle avec l'un des trois plans de paiement suivants : Gratuit, Pro et Team. Avec Doodle, vous pourrez simplifier le processus de planification et trouver facilement la bonne heure de réunion.

2. Google Agenda

Google Agenda se distingue comme l'une des meilleures applications de planification en raison de son interface facile à utiliser et de ses fonctionnalités personnalisables. Composant d'un ensemble plus large d'outils, Google Agenda s'intègre facilement à d'autres applications Google comme Gmail, offrant une large flexibilité de fonctionnalités. Il vous permet de créer des horaires de groupe, de suivre la disponibilité de chacun, de surveiller les statuts d'absence du bureau et de coordonner efficacement les délais.

Pour planifier une réunion, vous devez créer un calendrier de groupe sur le site Web ou dans l'application. Voici les étapes pour commencer :

1. Allumer Google Agenda Sur votre ordinateur portable, appareil Android ou iOS.
2. Sélectionner Autres calendriers et Créer un nouveau calendrier.
3. Cliquez sur l'icône Plus à côté du nom du calendrier et sélectionnez Paramètres et partage.
4. Sélectionnez une option Participation Pour partager le calendrier.

Pour une application de réunion polyvalente et facile à utiliser, Google Agenda est un excellent choix. Si vous avez beaucoup de réunions à venir, pensez Ces conseils supplémentaires pour garder votre agenda Google organisé.

3. Calendeusement

Préparer Calendly Une autre excellente option avec des options d’abonnement gratuites et premium. Lorsque vous configurez un planning, Calendly vous demandera vos préférences de créneau horaire, puis les utilisera pour déterminer votre disponibilité. Le destinataire choisira une heure de rendez-vous par e-mail, et une fois confirmée, elle sera automatiquement ajoutée à votre calendrier.

Les fonctionnalités supplémentaires notables de Calendly incluent :

1. Intégration avec Google, Outlook, Microsoft Office et iCloud.
2. Prévoyez des tampons entre les réunions pour permettre du travail supplémentaire.
3. Ajustements automatiques pour les différences de fuseau horaire afin de déterminer la disponibilité.
4. Planification de rendez-vous individuels.
5. Surveillez les taux de non-présentation pour chaque réunion.

Calendly fournit une solution de planification polyvalente avec des fonctionnalités conçues pour simplifier le processus et améliorer la productivité.

4. Sondage de paille

Sondage Il s'agit d'un outil qui ne nécessite pas d'inscription pour créer une variété d'enquêtes, mais ses créateurs se vantent spécifiquement de sa capacité à planifier des réunions de manière rapide et efficace. StrawPoll a été bien accueilli comme un outil rapide pour planifier des réunions en ligne, en particulier lors de la planification de réunions avec de nombreuses personnes.

Avec StrawPoll, vous pouvez :

1. Fixez une date de fin et spécifiez qui peut modifier les votes après la soumission de l'enquête, si nécessaire.
2. Sélectionnez rapidement plusieurs périodes horaires en un seul clic, gagnant ainsi du temps pendant le processus de planification.
3. Accédez à des démos vidéo pour découvrir le fonctionnement du site Web et essayez le vote en direct avant de créer votre propre sondage. Par exemple, vous pouvez regarder une démo pour les employés Sondage Ils choisissent la date de la fête.
4. Affichez vos résultats finaux dans un tableau clair et facile à lire.

Pour commencer, sélectionnez simplement Créer un sondage dans StrawPoll et ajoutez les détails de la réunion ; Votre enquête est maintenant terminée. Dans les paramètres avancés, vous pouvez également rendre l'enquête privée avec un lien direct, autoriser les réponses « si nécessaire » et masquer les participants les uns des autres. Vous pouvez voir maintenant Outils utiles pour les notes de réunion générées par l'IA.

5. Rallye

Fournir Se rallier Une excellente plateforme à utiliser sur votre téléphone, que ce soit en tant que créateur ou récepteur. Cet outil de planification gratuit, open source et sans publicité ne nécessite aucune inscription et peut s'exécuter sur votre propre serveur pour préserver la confidentialité.

Pour commencer, saisissez simplement les détails de la réunion tels que le nom, le lieu, la description et la date. Ajoutez des périodes (idéal pour une vue hebdomadaire) ou faites-en une journée complète (idéal pour une vue mensuelle), indiquez votre nom et votre adresse e-mail pour recevoir les informations de connexion de l'administrateur, puis partagez le lien avec d'autres. Rally permet également au créateur du sondage de mettre à jour les détails ou les options si nécessaire, permettant ainsi de voter à nouveau sans avoir besoin d'un nouveau lien.

En tant que destinataire, vous verrez trois options de réponse pour les heures de réunion : Oui (vert), Si nécessaire (jaune) et Non (gris). Une fois que tout le monde a répondu, les résultats apparaissent dans un simple tableau. Les participants peuvent également laisser des commentaires et ajouter leur nom au profil, sans avoir à s'inscrire. Pour afficher les résultats, vous pouvez exporter toutes les données sous forme de fichier CSV. Cela facilite l’analyse des réponses dans une feuille de calcul.

6.ZCal

Il semble que la mission de ZCal soit de mettre Calendly en faillite, car ils offrent gratuitement les fonctionnalités les plus importantes de Calendly. Le développeur déclare également spécifiquement qu'il restera 100 % gratuit pour toujours et qu'il sera toujours sans publicité.

Travaux ZCal Avec les calendriers Google et Microsoft. Lorsque vous créez une invitation ZCal, vous pouvez ajouter un nom, un emplacement (ou un lien de vidéoconférence), une description, une photo de couverture, etc.

Les fonctionnalités supplémentaires de ZCal incluent :

1. Possibilité de créer différents types de réunions, planifications individuelles, groupes, ligues, sondages de réunions, etc.
2. Personnalisation Si vous vous inscrivez et créez un profil. Cela inclut la création d'un CV et l'ajout de liens vers vos comptes LinkedIn et X.
3. Vous pouvez enregistrer une vidéo de bienvenue sur ZCal pour encourager les participants à rejoindre la réunion.

Lors de la sélection d'une plateforme, tenez compte des préférences de vos destinataires : certains peuvent éviter les enquêtes qui nécessitent une inscription, tandis que d'autres peuvent apprécier les fonctionnalités flexibles. Dans cet esprit, vous constaterez que ces outils de planification facilitent grandement l'organisation de vos réunions. Vous pouvez voir maintenant Les outils essentiels dont vous avez besoin pour vos réunions en ligne pour les rendre productives.