Avantages et inconvénients de la création d'un budget de dépenses d'entreprise dans Excel

La plupart des entreprises, y compris les organisations gouvernementales et les organisations à but non lucratif, utilisent Microsoft Excel pour préparer leurs budgets. Excel leur offre la flexibilité, la familiarité et la facilité de collecte, de tri, de gestion et d'analyse des données pour les détails de budgétisation et de prévision.

Mais Excel est-il la bonne application pour la budgétisation des entreprises ? Découvrons les avantages et les inconvénients de l'utilisation d'Excel comme application de budgétisation pour répondre à cette question importante. Vérifier Comment réparer le plantage de Microsoft Excel lors du copier-coller : méthodes efficaces.

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Avantages de préparer un budget d'entreprise dans Excel

Microsoft a lancé Excel en 1985 en tant qu'option de gestion des feuilles de calcul. Selon une enquête menée par l'entreprise Société Centage Cependant, la majorité des directeurs financiers (près de 88 %) utilisent encore des feuilles de calcul pour préparer leurs budgets d'entreprise. Cela en dit long sur l'utilité de l'application. Mais pourquoi Excel est-il si populaire en tant qu'option de budgétisation des dépenses d'entreprise ? Découvrons-le.

1. Tout le monde sait déjà utiliser Excel

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D'une manière ou d'une autre, la plupart des diplômés universitaires ont utilisé Excel pendant leurs études. Ce qui conduit à préciser à quel point l'application est polyvalente et que presque tout le monde connaît les bases de son utilisation. Étant donné que la plupart de vos employés connaissent les bases de l'utilisation de l'interface Excel, il leur suffit d'un simple coup de pouce dans la bonne direction et ils géreront les finances de votre entreprise en douceur.

En budgétisant dans Excel, vous gagnerez du temps et des ressources qui pourraient autrement être consacrés à la formation, ce qui est particulièrement utile si vous dirigez une petite entreprise ou une startup avec des ressources limitées.

2. Excel est bon marché et accessible

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Presque tout le monde a une copie de Microsoft Excel. Si votre entreprise a besoin de plus de personnes pour participer au processus de budgétisation, vous pouvez partager l'accès avec toute personne disposant d'une copie d'Excel sans acheter de licences supplémentaires. Dans la mesure du possible, les petites entreprises doivent éviter l'assistant de budgétisation d'entreprise, car cela peut entraîner des coûts importants. Vérifier Comment créer un bilan dans Microsoft Excel.

3. Vous pouvez personnaliser vos feuilles de calcul Excel

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Dans les entreprises, en particulier les startups, la possibilité de personnaliser est une fonctionnalité très utile et nécessaire car différentes étapes de développement d'une entreprise nécessitent des approches différentes. L'un des plus grands avantages des feuilles de calcul Excel par rapport aux autres applications de budgétisation est que le pouvoir est entre les mains des utilisateurs.

Excel est une application assez complexe mais elle offre une flexibilité à ses utilisateurs sous la forme de nombreuses fonctionnalités et fonctions. Une fois que vous avez compris les fonctions d'Excel, vous pouvez pratiquement tout faire, de la préparation d'un budget d'entreprise à l'analyse financière et à l'affichage de graphiques. Vous pouvez également créer des fonctions personnalisées, des macros et des modèles de budget dans Excel pour répondre aux besoins uniques de votre entreprise.

Inconvénients de préparer un budget d'entreprise dans Excel

Comme toute autre chose, Excel a sa juste part de limites en ce qui concerne la composition du budget de l'entreprise.

1. Cela prend du temps et est sujet aux erreurs

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La préparation d'un budget de dépenses professionnelles dans Excel nécessite une saisie manuelle des données. Puisqu'il repose fortement sur l'effort humain, les erreurs sont pratiquement inévitables. La probabilité de telles erreurs augmente avec le volume et la complexité des données saisies, ce qui entraîne de fausses projections budgétaires et des projections de revenus volatiles.

Dans les entreprises de plusieurs millions de dollars, une simple faute de frappe ou une erreur de calcul peut coûter des millions de dollars. Prenons un exemple TransAltaUne simple erreur de copier-coller a coûté 24 millions de dollars à l'entreprise. Les entreprises examinent et corrigent souvent les problèmes dans leurs feuilles de calcul Excel pour prévenir de tels risques, qui leur coûtent un temps, des efforts et des coûts précieux.

2. Problèmes d'évolutivité pour les grands ensembles de données

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Excel, étant bon marché et accessible à tout utilisateur, offre aux petites entreprises une faible barrière à l'entrée avec une utilité et des fonctionnalités impeccables. Cependant, à mesure que l'entreprise se développe, les données nécessaires à la budgétisation et aux prévisions augmentent de façon exponentielle. Excel est souvent incapable de gérer de grandes quantités de données contenant de nombreuses fonctions et macros et est susceptible de ralentir ou même de planter. VérifierComment devenir un spécialiste de la saisie de données.

3. Absence d'accès basé sur les rôles et problèmes de sécurité

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Les fichiers Excel peuvent être facilement partagés avec toute personne disposant d'une copie de l'application, ce qui met en danger les informations confidentielles de l'entreprise. Bien que vous puissiez protéger les fichiers Excel avec un mot de passe, mais le mot de passe doit être partagé avec les personnes concernées lors de la préparation du budget.

Excel ne fournit pas d'accès basé sur les rôles, de sorte que toute personne disposant d'un mot de passe peut accéder à l'intégralité de la feuille de calcul. Cela peut être un problème de conformité majeur pour la majorité des entreprises.

Excel est-il la bonne application pour vos besoins de budgétisation d'entreprise ?

Excel a ses avantages en tant qu'application dédiée à la budgétisation des dépenses professionnelles, mais c'est une bonne idée d'investir dans une application de budgétisation d'entreprise si vous rencontrez des problèmes. Les grandes entreprises peuvent avoir du mal à utiliser Excel comme seule solution de budgétisation.

La consolidation des données, le formatage, la sécurité et les problèmes de collaboration ne sont que quelques-uns des problèmes que les grandes organisations peuvent rencontrer lors de la budgétisation dans Excel. Cependant, si vous êtes toujours dans une petite entreprise ou une startup avec des pièces mobiles limitées, Excel peut être une option de budgétisation polyvalente, bon marché et efficace.

Si vous utilisez Excel pour préparer le budget de votre entreprise, mais que vous êtes toujours coincé avec les bases, envisagez d'apprendre des cours de niveau avancé pour améliorer le processus de budgétisation de votre entreprise. Vous pouvez voir maintenant Comment apprendre Microsoft Excel rapidement : meilleurs conseils.

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