L'IA peut vous aider à rédiger des e-mails en quelques secondes, mais cela ne signifie pas que vous devez toujours l'utiliser. Certains e-mails bénéficient de l’automatisation, tandis que d’autres nécessitent une intervention humaine. Savoir quand laisser l’IA prendre le relais – et quand l’écrire vous-même – peut faire une grande différence dans l’efficacité de votre communication.
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1. L’IA est parfaite pour rédiger des e-mails simples.
Pour les e-mails simples, comme les messages logistiques rapides, l'utilisation de l'IA pour rédiger vos réponses est idéale. Si votre écriture ne nécessite pas de créativité ou de pensée critique, l’utilisation de l’IA n’aura probablement pas d’impact négatif sur votre production. Par exemple, certains outils d’IA peuvent gérer la correspondance à l’aide d’invites simples telles que « Rédigez une réponse courte et professionnelle à l’e-mail collé ci-dessous et suggérez une réunion à 11 heures » lors de la coordination d’une réunion simple.
Vous pouvez également utiliser l’IA pour rédiger des e-mails afin de confirmer des rendez-vous, demander des informations spécifiques ou donner suite à une demande précédente, car les outils d’IA peuvent générer des réponses rapides et efficaces dans de tels cas.
2. L'IA vous aide à gérer efficacement vos e-mails
Votre boîte de réception peut être remplie de demandes de renseignements de vos collègues, et vous devez probablement répondre à toutes. Bien que je déconseille généralement d’utiliser l’IA pour tout ce qui nécessite une créativité originale, l’utiliser comme aide à la rédaction de réponses peut grandement alléger le fardeau de l’écriture. Par exemple, vous pouvez rédiger vos réponses sous forme de puces, puis demander à ChatGPT de transformer ces points en un e-mail cohérent et rédigé de manière professionnelle.
De plus, l’IA peut vous aider à lire vos nombreux e-mails. Dans Outlook, Copilot fournit de nombreux outils pour parcourir rapidement vos e-mails, et de nombreux autres outils d'IA comme Grammarly et Sanebox vous aident à gérer efficacement votre boîte de réception. Grâce à ces outils, vous pouvez organiser, hiérarchiser et répondre efficacement à vos messages, ce qui vous fait gagner du temps et des efforts.
Il convient de noter que l’utilisation de ces outils ne se limite pas à gagner du temps, mais contribue également à améliorer la qualité et l’efficacité de la communication, ce qui améliore votre productivité et vous aide à vous concentrer sur des tâches plus importantes.
3. L’IA peut également améliorer votre écriture.
Si vous avez du mal à rédiger un e-mail, des outils d'IA comme ChatGPT peuvent vous aider à affiner et à formuler vos pensées. Vous pouvez coller votre brouillon d’e-mail et demander des révisions, proposer des idées supplémentaires ou réécrire l’e-mail dans un style plus professionnel. Par exemple, ces outils peuvent suggérer des versions alternatives de vos phrases ou restructurer vos paragraphes pour un maximum de clarté et d’impact, en particulier dans un contexte professionnel. Vous pouvez même lui demander de donner à votre e-mail un certain ton, par exemple en le rendant plus formel ou amical.
Utiliser des outils d’IA de cette manière ne remplace pas vos idées originales, mais vous permet de les affiner et de les développer pour les adapter au contexte et aux exigences de votre public. Il agit comme un éditeur virtuel qui vous aide à améliorer la qualité et l’efficacité de votre écriture.
4. N’utilisez pas l’IA lorsque vous avez besoin de créativité et de pensée critique.
En parlant d’originalité, il n’est pas conseillé d’utiliser l’IA lorsqu’elle nécessite votre propre créativité et votre esprit critique. Bien que coller un e-mail que vous avez reçu et demander à ChatGPT d'écrire une réponse puisse être utile pour des communications simples, il est généralement imprudent de déléguer des tâches qui nécessitent votre contribution intellectuelle à l'IA.
Votre patron, collègue ou ami veut connaître votre opinion, pas celle de ChatGPT. L’IA peut être un outil utile, mais elle ne peut pas remplacer votre créativité et votre capacité à penser de manière critique, en particulier dans le cadre de la résolution de problèmes complexes ou de la génération de nouvelles idées. La pensée critique nécessite une analyse minutieuse des informations, une évaluation des preuves et la formulation de conclusions logiques, des processus dont l’IA est encore moins capable que les humains.
5. Évitez d’utiliser l’IA si vous n’avez pas le temps de modifier le résultat.
Les modèles linguistiques de l’IA ont tendance à produire un contenu long et répétitif. À moins que vous ne soyez un expert en ingénierie des réclamations ou que vous ne fournissiez beaucoup de détails dans votre réclamation pour obtenir un meilleur résultat, vous devez modifier la sortie de ChatGPT dans presque tous les cas. Blaise Pascal a déclaré : « Si j’avais plus de temps, j’écrirais une lettre plus courte », et la même chose s’applique à l’écriture de l’IA.
Si vous le remarquez, en plus de la suggestion d'édition, tous les formulaires de réclamation que j'ai créés incluent le mot « brief » quelque part. Voyez ci-dessous la différence qu’apporte une architecture de revendication simple, avec la même revendication requise dans une version régulière et « succincte ».
Malgré tout, la version résumée reste encore trop générale, même sous la forme d'un simple e-mail à compléter. Il nécessite des modifications majeures pour plus d'originalité et de concision.
De même, si votre organisation utilise des outils de filtrage de l’IA ou interdit l’utilisation de l’IA, vous souhaiterez peut-être éviter complètement d’utiliser l’IA. Cependant, peut être fait Vous avez été faussement dénoncé pour avoir utilisé l'IA. Pour plusieurs raisons, Même si vous ne l'utilisez pas.
6. L'IA peut faire preuve d'irrespect
Lorsque vous utilisez l’IA pour rédiger des e-mails, ce qui pourrait vous prendre quelques secondes à écrire peut prendre des minutes à lire au destinataire. J'ai eu affaire à des collègues sur d'autres lieux de travail qui ont clairement utilisé l'IA générative lors de la rédaction d'e-mails. J'étais extrêmement frustré par le texte long et flou que j'ai reçu, sachant que j'avais probablement passé plus de temps à lire l'e-mail qu'il n'en avait fallu pour l'écrire.
Les outils d'IA peuvent vous aider à utiliser votre temps pour être plus productif, mais n'oubliez pas de respecter le temps des autres lorsque vous utilisez ChatGPT pour écrire.
Voici une règle générale à respecter lorsque l’on envisage d’utiliser l’IA pour le courrier électronique et d’autres communications : est-ce que je manque de respect pour le temps de quelqu’un d’autre en utilisant l’IA ?
L'IA ne manquera probablement pas de respect pour le temps du destinataire lorsqu'elle rédigera des e-mails simples, remplira des plans ou l'utilisera comme outil d'écriture supplémentaire. Cependant, si vous utilisez l’IA parce que vous ne voulez pas vous embêter à rédiger une réponse cohérente, vous ne devriez probablement pas utiliser l’IA. Parfois, il vaut mieux ne rien dire du tout.
