Consacrer chaque heure de la journée à une activité spécifique faisait partie de ma routine quotidienne et je pensais que c'était le moyen idéal pour être aussi productif que possible. J'ai passé des heures à organiser un emploi du temps méticuleux à l'aide d'Excel, pensant que diviser le temps me permettrait d'atteindre efficacement mes objectifs. Mais au fil du temps, j’ai commencé à me sentir épuisé et stressé à cause du respect d’horaires stricts.
Après avoir expérimenté des méthodes d'organisation alternatives, j'ai découvert que le regroupement des tâches m'offrait une plus grande flexibilité et de meilleures performances. Cette méthode ne se concentre pas sur des heures, mais plutôt sur des tâches de nature partagée, ce qui m'a aidé à améliorer ma concentration et à réduire les distractions. Dans cet article, je vais partager avec vous comment le regroupement de tâches a amélioré ma productivité et pourquoi il peut être le choix idéal pour développer des habitudes de travail quotidiennes.
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Qu’est-ce que le regroupement de tâches ?
L’industrie de la gestion du temps et de la productivité repose sur l’idée selon laquelle les humains veulent tirer le meilleur parti de chaque minute de la journée. Cela a conduit à diverses stratégies et systèmes conçus pour maximiser et optimiser ces précieuses minutes.
Le regroupement de tâches est l’une de ces stratégies qui promet une journée plus productive. En termes simples, cela implique de regrouper des tâches similaires, ayant une nature commune ou un type d'effort requis pour les accomplir dans des périodes de temps spécifiques plutôt que de passer d'une tâche à l'autre tout au long de la journée. Par exemple, les tâches qui impliquent la rédaction d'e-mails, les appels téléphoniques ou le brainstorming créatif peuvent toutes être regroupées pour être exécutées en un seul lot.
L’idée derrière le regroupement de tâches est de réduire la charge cognitive causée par les changements fréquents de tâches, qui peuvent nuire à la concentration et à la productivité. En vous concentrant sur une catégorie de tâches à la fois, vous pouvez travailler plus efficacement, réduire les erreurs et entrer plus facilement dans un état de flux.
Exemples de regroupement de tâches :
- Travail de bureau : Prévoyez une heure le matin chaque jour pour répondre aux messages et aux e-mails.
- Tâches créatives : Fixez des périodes spécifiques pour écrire ou concevoir sans interruption.
- Gestion des réunions : Planifiez toutes les réunions un jour précis pour éviter d’interrompre les autres jours de travail.
Quelle est la différence entre regrouper des tâches et diviser le temps ?
Le regroupement de tâches peut sembler similaire à une autre technique de productivité, la répartition du temps, mais il implique deux approches différentes de la gestion du temps. Le temps est divisé en tranches par jour en fonction des heures disponibles, avec une activité attribuée à chaque heure de travail.
Le regroupement des tâches, quant à lui, divise le calendrier en fonction du nombre de tâches à effectuer et de leur degré de relation. En regroupant les tâches, je peux travailler sur différentes catégories de tâches aussi longtemps que nécessaire, sans fixer de périodes spécifiques.
ملاحظة: Le regroupement de tâches consiste toujours à définir des plages horaires pour vos activités. Sinon, ce ne serait pas une technique de gestion du temps. La différence est que la durée et la fréquence de ces périodes ne constituent pas l’objectif principal.
Partager le temps n’a jamais fonctionné pour moi. Cela apporte beaucoup de structure à votre journée, peut-être trop. Travailler avec un calendrier limité dans le temps me rendait encore plus fou, et c'était frustrant de ne pas pouvoir respecter un rendez-vous ou de devoir reporter une tâche que j'avais précédemment programmée. vérifier Le côté obscur de la routine stricte et son impact sur votre quotidien.
Pourquoi regrouper les tâches est plus efficace
Le regroupement des tâches correspond davantage à ma façon de travailler et a été une expérience moins frustrante. Je passe moins fréquemment d’une tâche à l’autre et je me sens plus à l’aise pour reprogrammer un ensemble de tâches sur une autre période. Je peux mieux diriger mon énergie tout au long de la journée, ce qui me rend plus confiant dans ce que j'ai accompli à la fin de la journée.
1. Il n'y a pas de frais de changement d'une tâche à l'autre
L’avantage le plus important de la mutualisation des tâches est qu’elle évite les coûts de changement. Le coût de changement ou la taxe de changement est l'impact négatif sur les performances et le flux qui résulte du déplacement de l'attention entre les tâches. Si vous avez déjà essayé d'effectuer plusieurs tâches à la fois, par exemple conduire, utiliser votre téléphone ou regarder un film tout en envoyant des SMS, vous remarquerez une période d'adaptation avant que votre attention puisse se recentrer sur la tâche à accomplir.
Passer d’une tâche à l’autre demande souvent du temps et des efforts, et il a été prouvé que... Interrompre pendant le travail, aussi court soit-il, rend les gens plus anxieux et frustrés. Le regroupement de tâches réduit le changement de contexte en regroupant des activités similaires. Ces tâches seront accomplies en une seule séance ciblée, ce qui signifie généralement qu'elles prennent moins de temps et d'efforts.
Astuce: Pour éviter les distractions, c'est généralement une bonne idée de communiquer avec les membres de votre famille et les membres de votre équipe au sujet de vos heures de concentration préférées.
2. Une plus grande flexibilité
Le regroupement de tâches est une technique de productivité plus flexible que la répartition temporelle. Je peux être flexible avec les périodes allouées aux activités, ce qui est particulièrement intéressant pour les tâches créatives. Par exemple, je peux fixer une période d’écriture et décider de reporter d’autres tâches afin de pouvoir terminer toute ma rédaction de la journée.
Même si les interruptions doivent être évitées autant que possible, le regroupement des tâches est généralement plus résistant aux interruptions inévitables que le regroupement des tâches. gestion du temps. Lorsqu'une interruption survient, je peux arrêter et reprendre un groupe de travail sans perturber complètement mon flux de travail ni avoir à replanifier toute ma journée.
3. Améliorer la productivité
Bien que cela soit plus personnel, j'ai eu plus de succès avec le regroupement des tâches qu'avec la division du temps. J'effectue des tâches en un temps record et avec moins d'effort. Travailler en groupes de tâches signifie également que le suivi de mon temps est plus facile et je peux voir d'un coup d'œil ce que je passe le plus clair de mon temps.
ملاحظة: La planification est importante Périodes de repos Régulier pour maintenir les niveaux d’énergie et éviter l’épuisement professionnel, quelle que soit la méthode de productivité que vous utilisez.
Je peux également programmer des activités sans effort pendant les périodes où mon niveau d’énergie est au plus bas.
4. Des attentes plus réalistes
Avec le partage du temps, j'avais tendance à remplir chaque seconde d'activité et à me forcer à être productif même lorsque cela n'avait pas de sens. Je voulais être un homme de la Renaissance et essayer d'intégrer une activité correspondant à chacun de mes intérêts dans la journée. C’était long, épuisant et à peine payant.
D’un autre côté, briser le temps m’aide à rester ancré dans la réalité. Les tâches ont tendance à prendre plus de temps que ce que je leur alloue et il y a une limite au nombre d’activités que je peux effectuer dans une journée. Il est plus logique de concentrer mon énergie sur des tâches plus importantes plutôt que de me disperser sur plusieurs efforts.
Avec le temps divisé, je suis plus en phase avec ce à quoi ressemble une journée typique et je peux hiérarchiser mes priorités plus efficacement. utiliser À faire Microsoft و Google AgendaMais il existe d’autres outils de gestion du temps qui peuvent être utiles.
Malgré ce que disent Cal Newport et d'autres experts en productivité, planifier chaque minute de votre temps ne fonctionnera pas pour tout le monde, en particulier pour ceux qui deviennent fous en regardant un calendrier plein de temps. Avec les tâches regroupées, il est plus facile de se perdre dans mon travail sans savoir combien de minutes se sont écoulées et combien de temps il me reste, ce qui est définitivement la façon dont je préfère travailler.
La décomposition des tâches est un excellent outil dans mon arsenal de productivité, mais elle ne convient pas non plus à tous les styles de travail. Oui, il y avait des moments où regrouper les tâches n’était pas très utile. Cependant, la force du groupement de tâches réside dans sa flexibilité et son adaptabilité. Vous pouvez modifier les choses jusqu'à ce que vous ayez un système qui fonctionne pour vous. Vous pouvez maintenant visualiser Comment réduire intelligemment le temps de travail ? Stratégies efficaces pour augmenter la productivité.